Seis flujos de trabajo, paso a paso

1 · Una lista de compras, de la necesidad al retiro

1. Gerente

   Crear y enviar

   Panel → Lists: título, lugar, los artículos o pasos escritos o pegados uno por línea, para quién es y quién da el visto bueno. “Guardar borrador” la mantiene privada; “Enviar lista” la envía.

   📨 Enviada
2. La app

   Se avisa a quienes corresponde

   Quien firma recibe “Te toca dar el visto bueno”; las personas a quienes va la lista reciben “Lista nueva”. Las tarjetas esperan en cada bandeja.

3. Trabajador

   Agregar lo que hace falta

   Desde la plantilla rápida, desde “Usados antes” o escrito a mano. Cada artículo guarda el nombre de quien lo agregó.

4. Trabajador

   Llevarla de compras

   “Yo hago las compras” la reserva. Marca al comprar — o compártela por WhatsApp con alguien sin la app, y marca la lista real con el resultado que te devuelvan.

5. Gerente

   Poner el resultado

   Comprada, No se pudo comprar, Esperando materiales, o “Se retoma más adelante” con una fecha. A quien la envió se le avisa en cada cambio.

   🛒 Comprada
6. Gerente

   Visto bueno — solo quien fue nombrado

   “Dar visto bueno” cierra la lista. Nadie más tiene el botón. Si se nombró a la persona equivocada, cualquier gerente puede reenviarla antes.

   ✔ Cerrada
7. Admin

   Retirar

   El admin revisa y la retira. Sale de todas las pantallas y queda en los registros — un admin puede recuperarla desde Panel → Lists si vuelve a hacer falta. Para una lista que se repite, un gerente usa “New cycle” y la cadena empieza de nuevo.

2 · Un problema, de “lo vi” a arreglado

1. Trabajador

   Reportarlo donde está

   Abre el lugar → Problemas y reparaciones → Reportar un problema. Descríbelo, elige el tipo, adjunta una foto y nombra a quien da el visto bueno (la persona responsable del área viene preseleccionada).

   Abierto
2. La app

   El lugar se pone rojo

   Su pin recibe un aro rojo y un contador 🛠. Gerentes, admins, la persona responsable del área y quien firma reciben una tarjeta.

3. Todos

   Alguien se hace cargo

   “Hacerse cargo” le pone un nombre; el estado pasa a En progreso. Cualquiera puede hacerlo, incluidos los trabajadores.

   En progreso
4. Gerente

   Quien firma confirma el arreglo

   Solo quien fue nombrado puede “Dar visto bueno”, lo que lo resuelve. Se avisa a quien reportó y a los admins.

   Resuelto
5. Admin

   Retirar

   El problema resuelto sigue en la lista, en gris, hasta que un admin lo retire. El aro rojo desaparece cuando no queda nada abierto.

3 · Un evento de portón

1. Gerente

   Registrar lo ocurrido

   Panel → Gates: una recogida o entrega (🚐), un cambio en la condición del portón o — cuando está Unserviceable — una orden de trabajo con firmante.

2. La app

   Se envía SMS a los contactos

   Un mensaje de texto por contacto de portón, enviado desde el dispositivo del gerente — que por eso debe tener conexión. Otros gerentes con la app abierta ven un aviso 🚧; gerentes y admins reciben una tarjeta.

3. Gerente

   Trabajar la orden

   Open → In Progress. Cada cambio de estado es también un evento de portón. El pin muestra el número de órdenes abiertas y un borde rojo mientras el portón no funcione.

4. Gerente

   Visto bueno y retiro

   Quien fue nombrado la completa; un admin la retira — la misma cadena que todo lo demás.

   Complete

4 · La estadía de un huésped

1. Gerente

   Registrar la estadía

   Panel → Patients: bungalow, nombre, llegada, último día → Save bookings. Una fila, dure lo que dure la estadía.

2. La app

   El mapa cuenta los días

   Punto amarillo en el bungalow antes de la llegada, negro durante la estadía, verde al día siguiente del último día. Todos ven el nombre y las fechas.

3. Trabajador

   Dejar listo el bungalow

   El checklist de 23 puntos; la última marca lo sella con el nombre del trabajador y la hora.

4. Gerente

   Registrar lo que el equipo debe saber

   El perfil 🩺: problemas de llegada y fobias. Solo gerentes y admins. Una tarjeta les avisa que un perfil cambió — solo el nombre, nunca el contenido.

5. Gerente

   Cada día: ¿cómo está?

   🟢 🟡 🔴 con una nota opcional. Un 🔴 envía una tarjeta a gerentes y admins. El cuidado a horas fijas va en el calendario, ligado a la estadía — automáticamente solo para el personal.

6. Trabajador

   Revisiones

   Un gerente puede planificar una “revisión de paciente” para un día. Aparece en el panel derecho de todos; quien vea al huésped registra cómo está.

7. La app

   La estadía termina sola

   Tras el último día el bungalow vuelve a verde y la estadía se pliega en “Past stays”. Una programación ligada a una estadía termina, salvo que se cambie, el último día de la estadía.

5 · Trabajo programado — y qué pasa cuando no se hace

1. Gerente

   Crear la programación

   Qué, ligado a qué, cómo se repite, horas opcionales, quién lo hace, a quién más se avisa, firmante y pasos opcionales.

2. La app

   Aparece cuando corresponde

   En el panel de Hoy de quien lo hace, en el calendario y en el lugar al que pertenece. En el minuto de una hora fija, un aviso — si la app está abierta. Nada hace sonar un teléfono cerrado.

3. Trabajador

   Hacerlo y marcarlo

   Marca la fila, o ábrela para marcar los pasos y dejar una nota. El cumplimiento se conserva de forma permanente como prueba.

   ✅ Hecho
4. La app

   Si no se hace, se arrastra

   Al día siguiente queda en “Atrasado”. Si era de alta prioridad, quien la creó, quien debía hacerla y las personas avisadas reciben una tarjeta “NO SE HIZO”.

   ⏳ Atrasado
5. Trabajador

   Sin hora fija: hacerlo tarde

   “Hecho con retraso” lo cierra, marcado como tardío.

6. Gerente

   Con hora fija: decide una persona

   Nadie puede marcarlo tarde. Un gerente o admin averigua qué pasó, decide qué hacer y luego “Reconoce que no se hizo”, con el motivo.

6 · Relevar un área

1. Admin

   Asignar con fecha de fin

   Responsables → el área → Asignar: la persona, “Hasta” para un puesto de temporada, “Provisional” si puede cambiar.

2. Admin

   Programar quién sigue

   “Programar un relevo”: la siguiente persona y la fecha en que asume. La tarjeta muestra “Luego: NOMBRE desde FECHA”.

3. La app

   Llega la fecha

   El relevo ocurre solo. Cada lugar del área nombra ahora a la nueva persona; los nuevos reportes de problemas le llegan a ella.

4. La app

   Si no había nadie previsto

   Al día siguiente de “Hasta”, el área se pone roja: un contador ⚠ en la pestaña Responsables y una tarjeta de aviso por semana a admins y Maestro / Familia hasta que se asigne a alguien.