Dirigir el trabajo
Crea el trabajo, envíalo a la persona correcta, llévalo hasta el visto bueno — y mantén al día los lugares, huéspedes, portones y la agenda.
- Tu pantallaDashboard, mapa, Panel
- ListasBorrador → envío → visto bueno
- La cadena de visto buenoAsignar · firmar · retirar
- Huéspedes y estadíasReservas, perfiles 🩺
- PortonesEventos, órdenes, SMS
- Calendario y tareasTrabajo recurrente, faltas
- AvisosQué te llega y cuándo
- RespaldoExportar, restaurar, CSV
Tu pantalla
Entras con correo y contraseña y llegas a la página de gerente, hecha para tableta o computadora: el trabajo de hoy a la izquierda, el mapa al centro, y a la derecha mañana y los huéspedes que necesitan revisión.
- Dashboard · Communication · Map cambian entre la vista de tres columnas, el muro de notas de todos y el mapa solo. 📅 Calendario y 👥 Responsables se abren encima.
- Panel en la barra superior abre el Panel de Gerente — ocho pestañas: Locs, Lists, Users, Gates, Bungalows, Patients, Tasks, Backup.
- Todo lo que puede hacer un trabajador, también lo puedes hacer tú — la Guía del trabajador cubre el mapa, marcar listas, notas, checklists y reportar problemas.
Listas
Una lista es un pedido de cosas o de trabajo: una lista de compras, una reparación con sus materiales, una reposición de la bodega. Pertenece a un lugar, y una persona con nombre propio responde por darle el visto bueno.
Crear una lista
- Panel → Lists. Escribe el título y elige el lugar al que pertenece.
- Items or steps — one per line: escríbelos o pega una lista entera desde donde sea. Se quitan los números, guiones, viñetas y casillas ☐ al inicio de cada línea; cada línea se vuelve una casilla. Opcional — también se pueden agregar después.
- Elige para quién es: All roles, Workers o Managers.
- Opcional: 🔒 Limitar quién ve esta lista y marca a los gerentes que deben tenerla. Los admins siempre la ven.
- Elige ¿Quién da el visto bueno? — cualquier gerente o admin.
- 📝 Guardar borrador la guarda para ti: no necesita firmante y no se avisa a nadie. 📨 Enviar lista la envía: quien firma y las personas a quienes va dirigida reciben una tarjeta.
Cada fila de Lists muestra ☑ cuántos artículos faltan, y tiene ＋ Items — pega más líneas en esa lista; las que ya están se omiten — y Open, que te lleva a la lista donde se marca. La fecha “se necesita para”, la fecha “se espera para” y la plantilla rápida se ponen después: Lists → Edit en la fila. Un borrador muestra un botón Enviar en su tarjeta cuando está listo; una vez enviada, una lista nunca vuelve a borrador.
Llenarla rápido
- 🛒 Lista del mercado / 🧰 Lista de la bodega — marca desde la plantilla estándar. Las listas de cocina y de bodega eligen su plantilla solas; cámbiala en Edit.
- 🕘 Usados antes — todo lo que esta lista ha tenido, lo más usado primero, con las cantidades de la última vez.
- ⇆ Armar lista (tableta o computadora) — la lista a la izquierda, una paleta a la derecha; arrastra artículos o toca +.
- 📝 Notas — notas de compra como “NO comprar manzanas, solo fruta local”. Aparecen en un cuadro rojo arriba de la lista y viajan con ella al compartirla.
- 🔄 New cycle — para una lista que se repite. Todos los artículos quedan; se limpian las marcas y las señales de “quedando poco”, y la firma se reinicia.
Hacerla avanzar: el estado
La barra de estado en la tarjeta de la lista le dice a todos en qué está. Cada cambio envía una tarjeta a quien la envió.
| Estado | Úsalo cuando |
|---|---|
| 📨 Enviada | Se envió y nadie la ha tomado todavía |
| 👁 Vista | La leíste. Tu nombre queda como quien la vio. |
| 🛒 Comprada | Las compras están hechas |
| 🚫 No se pudo comprar | No se pudo comprar |
| ⛔ Denegada | El pedido se rechaza |
| 🔧 Reparado | El trabajo está hecho |
| ⏳ Esperando materiales | El trabajo no puede seguir hasta que llegue algo |
| 📆 Se retoma más adelante | Ahora no. La app pide una fecha, la muestra en la tarjeta y avisa a quien firma y a quien envió cuando llega. |
| ✔ Cerrada | Nunca se elige a mano — es lo que hace el visto bueno |
Reenviarla
- En la tarjeta, toca ↪ Reenviar.
- Elige a otro gerente o admin y agrega una nota si ayuda.
- Esa persona pasa a dar el visto bueno y recibe una tarjeta. El salto se agrega al recorrido en la lista — “↪ Luis → Ana”, la fecha, tu nota — así la historia nunca se pierde.
Compartir, imprimir, archivar, eliminar
- 📤 Compartir — por WhatsApp como enlace con casillas que no necesita app ni cuenta, o como texto con casillas para un mensaje de texto. Ver la guía del trabajador. El resultado vuelve como mensaje; luego alguien marca la lista real.
- 🖨 PDF — una página limpia para imprimir o guardar.
- Archive (Panel → Lists) — quita una lista de todas las pantallas. Queda en la pestaña Lists marcada como archivada, con ↩ Restore para recuperarla con todo lo que tiene.
- 🗑 Eliminar — quita la lista de todas las pantallas y de la pestaña Lists. Se ofrece solo a quien creó la lista y a los admins. Su historial se conserva, así que se puede reconstruir: ver Recuperar una lista eliminada.
La cadena de visto bueno
Las listas, los problemas reportados, las órdenes de trabajo de portón y las tareas puntuales llevan la misma franja, y siempre avanza en el mismo orden. Lo imponen tanto la app como la base de datos.
- Gerente
1 · Asignado
Se nombra a un gerente o admin como firmante al crear el elemento — no se puede enviar sin uno. Cualquier gerente o admin puede cambiar al firmante hasta que se firme.
✍️ Firma: NOMBRE · esperando visto bueno - Gerente
2 · Visto bueno
Solo la persona nombrada ve el botón “✅ Dar visto bueno”. Firmar cierra una lista, resuelve un problema, completa una orden — a esos estados finales no se llega de otra forma.
✔ Visto bueno de NOMBRE · fecha - Admin
3 · Retirado
Solo un admin, y solo después del paso 2, puede retirar el elemento. Sale de todas las pantallas pero queda en los registros y en el respaldo.
🧹 Retirar
Los elementos antiguos, creados antes de esta regla, muestran ⚠ Sin responsable de visto bueno con un botón ✍️ Asignar. Uno que ya estaba terminado entonces — cerrado, resuelto o completo, sin nadie nombrado — muestra 🧹 Retirar a un admin directamente; el registro nombra a ese admin como quien dio el visto bueno y lo retiró.
Lugares
- Panel → Locs. Para agregar un lugar: nombre, latitud, longitud, ícono, categoría, y marca 🛏 This is a bungalow si lo es. Los bungalows pasan a su propia pestaña.
- Para mover un pin: Edit → 📍 Tap map to reposition, toca el punto correcto en el mapa y luego Save.
- ¿Necesitas un ícono que no está en la lista? 📸 junto a cualquier selector de íconos sube una imagen y la guarda en la biblioteca para reutilizarla.
- Para que un lugar se inspeccione con un ritmo, ábrelo en el mapa y toca 📅 Programar inspecciones bajo su línea de inspección: el editor de programación se abre ligado a ese lugar con el título puesto — elige quién, cada cuánto y a quién se avisa.
Cerrar un área
- Abre el lugar en el mapa y toca ⛔ Cerrar esta área.
- Elige Until further notice o Until a date, y escribe por qué — fumigado, piso peligroso, puente en mal estado, se vio una serpiente.
- El pin muestra ⛔ para todos y el lugar abre con un aviso rojo que nombra a quien lo cerró. Un cierre con fecha se levanta solo al día siguiente.
Personas
- Panel → Users → Add Worker: nombre completo, un PIN de seis o más dígitos y un Job title opcional. Entran con ese nombre y PIN.
- Add Manager / Admin: nombre, correo, contraseña, teléfono con código de país, el rol y un cargo. Al teléfono es adonde llegan los mensajes de texto de emergencia. Un admin también pone aquí mismo la vista de la persona (Cocina / Traductor) y su designación Maestro / Familia.
- Edit en una persona cambia su nombre visible, teléfono, foto y Job title — el cargo reemplaza la palabra “Worker” en su panel de Hoy. El nombre con el que un trabajador entra queda fijo al crear la cuenta y no cambia con el nombre visible; la hoja dice cuál es. La lista de Users muestra el cargo, la vista y la designación de cada persona en una línea.
Un trabajador olvidó su PIN
- El trabajador te lo pide en persona o por teléfono — para trabajadores no hay código ni correo.
- Panel → Users → Edit en el trabajador. Escribe el PIN nuevo (seis o más dígitos), toca 🔑 Set new PIN y confirma.
- El PIN anterior deja de funcionar al instante; el trabajador entra con el mismo nombre y el PIN nuevo. Necesita señal.
- Cada cambio se cuenta y se anuncia. Todos los gerentes y admins reciben una tarjeta — “PIN cambiado: NOMBRE” con cuántas veces ese trabajador ha necesitado un PIN nuevo — y la lista de Users muestra 🔑 PIN reset ×N en la fila.
Un gerente o admin que olvida su contraseña usa ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de acceso: escribe primero el correo, toca el enlace y llega un correo para cambiarla (revisa el spam). Un admin también puede 🗑 Remove this user… desde la hoja Edit: la persona ya no puede entrar, su nombre queda en todo lo que hizo, y no se puede deshacer desde la app — ni ese nombre de acceso o correo puede usarse para una cuenta nueva después.
Huéspedes y estadías
La app llama “patients” a los huéspedes. Una fila es una estadía, dure las semanas que dure.
- Panel → Patients → ＋ Add booking.
- Elige el bungalow, escribe el nombre, pon la llegada y el último día, y agrega notas si hace falta. Deja el último día vacío si aún no se sabe — el huésped cuenta como alojado hasta que lo pongas. Un bungalow puede alojar a más de un huésped.
- Toca 💾 Save bookings. Nada se guarda hasta que lo hagas.
- El mapa se actualiza solo: punto negro mientras el huésped está alojado, amarillo antes de que llegue, verde otra vez al día siguiente de su último día.
- O hazlo desde el bungalow mismo: ábrelo en el mapa. Un bungalow vacío muestra ＋ Agregar paciente; cada huésped muestra ✏ Editar. El mismo registro, guardado al instante.
El perfil 🩺 y el estado diario
- Toca la insignia 🩺 en una fila de reserva o en la línea del huésped del bungalow.
- En Problemas de llegada, fobias, lo que el equipo debe saber, escribe lo importante y Guardar.
- Cada día, en ¿Cómo está hoy?: escribe primero una nota si la tienes, luego toca 🟢, 🟡 o 🔴. Tocar otra vez el mismo día lo reemplaza.
- Los últimos siete días se muestran como una fila de puntos.
Portones
- Panel → Gates. Un portón tiene nombre, posición opcional, si tiene candado, su condición (Serviceable / Unserviceable) y su horario de apertura y cierre.
- 📲 Gate contacts guarda a las personas que reciben un mensaje de texto por cada evento de portón: nombre y teléfono con código de país.
- 🚐 Pickup registra una recogida o entrega de huésped en ese portón. La app pregunta, de una en una: recogida o entrega, el nombre del huésped, y la fecha y hora.
- Cuando un portón está Unserviceable, aparece + Work Order: describe el problema, da una prioridad y a quién se asigna, y elige quién da el visto bueno. Su estado es Open o In Progress; Complete viene del visto bueno.
Agregar o cambiar un portón, una orden de trabajo, un cambio de estado y una recogida son todos eventos de portón. Cada uno envía un SMS a los contactos desde tu dispositivo (por eso debe tener conexión), muestra un aviso 🚧 en las pantallas abiertas de otros gerentes y deja una tarjeta para gerentes y admins.
Calendario y tareas
Una programación es trabajo recurrente ligado a algo — un lugar, la estadía de un huésped, un portón, una lista — o a nada en particular.
- 📅 Calendario → + Nueva programación. O empieza desde la cosa misma: + Programar en la sección 📅 de un lugar o en la hoja 🩺 de un huésped, o 📅 en una fila de portón o tarjeta de lista.
- Di qué hay que hacer y cómo se repite: una vez, diario, semanal en días elegidos, mensual en un día o “el primer lunes”, o anual. La vista previa escribe la regla en palabras y muestra las tres próximas fechas.
- Horas del día son opcionales. Cada hora se marca por separado — úsalas para todo lo que deba ocurrir a una hora exacta.
- Elige quién lo hace (todos, todos los trabajadores, todos los gerentes o una persona), a quién más avisar, la prioridad, un firmante opcional y pasos opcionales — uno por línea — que se vuelven un checklist.
- Guardar. Guardar como plantilla conserva la regla y los pasos para la próxima vez.
- Una programación ligada a un huésped es solo para gerentes y admins, automáticamente. Los trabajadores nunca la reciben, y su tarjeta dice “Cuidado programado para NOMBRE” en lugar del título.
- Solo el gerente que creó una programación, o un admin, puede editarla, pausarla, saltarla, moverla o eliminarla.
- Cada cumplimiento se conserva como prueba, incluso después de eliminar la programación — útil para inspecciones anuales.
Cuando un trabajo no se hace
El trabajo que no se hizo nunca desaparece en silencio. Queda en ⏳ Atrasado en el dashboard y el calendario hasta que alguien lo cierre, de una de dos formas:
| Tipo de trabajo | Cómo se cierra |
|---|---|
| Sin hora fija | Quien debía hacerlo aún puede: ✅ Hecho con retraso. O un gerente o admin toca 👁 Reconocer que no se hizo. |
| Con hora fija | No se puede hacer tarde. La app muestra “NO SE DIO a las 08:00 — no dar tarde sin consultar”, y solo un gerente o admin puede 👁 Reconocer que no se hizo — después de decidir qué debe pasar. |
Una ocurrencia de alta prioridad que no se hizo también envía una tarjeta “NO SE HIZO” a quien la creó, a quien debía hacerla y a las personas avisadas.
Tareas semanales y planificar el día de alguien
Panel → Tasks también guarda la rutina semanal anterior (📅 Weekly SOP) y 🧑🔧 Plan a person’s day: elige una persona y una fecha, ve exactamente lo que verá, y agrega una tarea puntual o un 🧘 patient check-on para ese día. Las tareas puntuales necesitan firmante. Migrar tareas → programaciones copia todo esto al calendario sin borrar nada.
Vistas condensadas: Cocina y Traductor
Un admin puede dar a un gerente un modo de vista. Es una ayuda para concentrarse, no una restricción: todos los permisos quedan y la app completa está a un toque.
| Modo | Abre en |
|---|---|
| 👩🍳 Cocina | Solo las listas de compra de cocina, más la agenda de hoy |
| 🗣 Traductor | Huéspedes (alojados y por llegar, con 🩺), la Casa de Ceremonias, los bungalows, los portones y la agenda de hoy |
🔓 Vista completa en el encabezado cambia a la app completa; el mismo botón, ahora con el nombre del modo, vuelve atrás. El teléfono lo recuerda.
Avisos: qué te llega y cuándo
| Qué pasó | App abierta | App cerrada |
|---|---|---|
| Nota de alta prioridad | Aviso naranja arriba | Una tarjeta, la próxima vez que abras la app |
| Nota de emergencia | Aviso rojo | Un mensaje de texto a cada cuenta de gerente con teléfono — más la tarjeta |
| Evento de portón | Aviso 🚧 | Un SMS a los contactos de portón; una tarjeta para gerentes y admins |
| Lista enviada, cambio de estado, pedido de visto bueno, problema reportado, tarea asignada, estado 🔴 de huésped | Un mensaje breve y el contador 🔔 | Una tarjeta |
| Se cambió el PIN de un trabajador | Un mensaje breve y el contador 🔔 | Una tarjeta a todos los gerentes y admins, con el conteo de ese trabajador |
Mensajes
✉ Nuevo mensaje — arriba en Communication, o en la bandeja — envía un mensaje simple a todos, a todos los trabajadores, a todos los gerentes o a una persona, con copia. El muro de Comunicación lista los mensajes junto con las notas: lo que enviaste aparece como “Tú → para NOMBRE”, lo que recibiste tiene ↩ Responder, que abre un mensaje nuevo ya dirigido a quien lo envió. Mensajes / Notas filtran el muro. Solo gerentes y admins escriben o responden; los trabajadores leen.
Respaldo, restauración e informes
- Panel → Backup → Download Backup (JSON) guarda un archivo con la fecha de hoy.
- 📦 Items CSV y 🧘 Patients CSV se abren en una hoja de cálculo. 📊 Overdue Items Report lista los artículos que llevan más de una semana sin marcar.
Una lista que desapareció
Ninguna lista desaparece sola: fue archivada, retirada tras el visto bueno, eliminada o movida a otro lugar. Cada caso tiene vuelta atrás, y ninguno necesita un archivo de respaldo.
| Qué pasó | Dónde está | Vuelta atrás |
|---|---|---|
| Archivada, o retirada por un admin | Panel → Lists, marcada como archivada | ↩ Restore en la fila. Una lista retirada necesita un admin; vuelve como pedido nuevo con su firmante. |
| Eliminada | Fuera de la pestaña Lists; su historial se conserva | Panel → Backup → 🧾 Recover a deleted list → Find deleted lists…: cada una muestra cuándo se eliminó y quién lo hizo. Elige el lugar y toca Rebuild. |
| Movida o limitada | En otro lugar, o visible solo para algunas personas | Edit en la fila |
Una lista reconstruida tiene los artículos de su último New cycle más todo lo agregado después, menos lo quitado, todo sin marcar; los artículos de plantilla conservan sus dos idiomas, y “Usados antes” sigue recordando todo el historial de la lista anterior.
| En el archivo de respaldo | No incluido |
|---|---|
| Lugares, listas y sus artículos, portones y horarios, órdenes de trabajo, contactos de portón | Notas, fotos, video y voz |
| Checklists de bungalows, reservas con el perfil 🩺 de cada huésped, problemas reportados | Cuentas de usuario y fotos |
| Áreas de responsabilidad, programaciones y plantillas | Historial: quién marcó qué, cumplimientos, inspecciones, eventos de portón, la bandeja |
| Tareas SOP semanales y puntuales, la biblioteca de íconos, cierres de áreas |